Ons beleid verschilt enigszins van dat van andere Letskringen. Omdat we daar nogal eens vragen over krijgen, volgt hieronder een overzicht van de keuzes die we de afgelopen twee jaar hebben gemaakt.
Die keuzes hebben in ieder geval geleid tot flinke groei: we hebben binnen twee jaar ons ledenaantal meer dan verdubbeld en weten ook steeds meer jongere leden aan te trekken. Alle leeftijden zijn binnen Lets Eindhoven vertegenwoordigd en onze leden komen uit alle lagen van de samenleving.
We hebben een platte organisatie die weinig sturing behoeft en waar levendig gehandeld en gecommuniceerd wordt. En we denken actief na over hoe we Lets Eindhoven nog beter kunnen maken.
Klik op onderstaande audiospeler als je een interview over Lets Eindhoven wilt beluisteren dat op 4-7-2017 door een lokaal radiostation is uitgezonden.
De huidige kerngroep is in de zomer van 2015 aangetreden en heeft een nieuw beleid neergezet. We hebben gebroken met het model dat door nagenoeg alle andere Letskringen wordt gehanteerd: de leden betalen contributie in de vorm van punten (in Eindhoven talenten geheten) aan de organisatie, en de organisatie betaalt die punten vervolgens weer uit aan de leden van de kerngroep en aan de andere leden die werkzaamheden voor Lets verrichten.
Aan dat beleid kleven enkele nadelen:
Binnen het nieuwe beleid (sinds 2015) is de puntencontributie afgeschaft. Niemand, ook de leden van de kerngroep niet, krijgt nog punten betaald voor het werk dat zij of hij verricht. De werkzaamheden van de kerngroep, de organisatie van markten, het bouwen en onderhouden van onze websites, het beheer van Cyclos, het bijhouden van de financiën, het beheer van de ledenmail, het helpen van nieuwe leden enz. enz. wordt allemaal onbezoldigd uitgevoerd.
Het nieuwe systeem van zelfwerkzaamheid blijkt wonderwel te werken. Sommige leden steken erg veel tijd in Lets maar van de meeste leden wordt niet meer dan een tijdsinvestering van één of twee uur per twee of zelfs drie jaar verwacht. Dat is een investering die makkelijk op te brengen is.
In de bijna twee jaar sinds het nieuwe beleid is er veel werk verzet. Er zijn twee nieuwe websites gebouwd (één voor de leden en één voor de werving van nieuwe leden en als informatie voor de buitenwereld), er is een nieuwe mailgroep opgezet, er is een besloten Facebook-groep opgericht, de financiën zijn gestroomlijnd en er is hard gewerkt om Lets als systeem overdraagbaar te maken.
Als organisatie is Lets behoorlijk afgeslankt. Veel functies zijn verdwenen omdat ze overbodig of te bewerkelijk werden geacht. De PR bijvoorbeeld is grotendeels vervangen door mond-tot-mondreclame en door de wervingssite (deze site, dus). En het ledenaantal is sinds de zomer van 2015 meer dan verdubbeld. Markten worden in tegenstelling tot vroeger door de leden zelf georganiseerd (en indien nodig gecoördineerd door een lid van de kerngroep). De markten zijn er levendiger en leuker, en ook beter bezocht door geworden, en regelmatig komen er buurtbewoners kijken die later lid worden.
We proberen de drempel voor nieuwe leden zo laag mogelijk te houden. De intake van weleer is afgeschaft en iedereen kan lid worden door een webformulier in te vullen met slechts een paar noodzakelijke gegevens.
Daarmee hebben we weliswaar minder controle over wie er als nieuw lid binnenkomt maar die hadden we binnen het oude systeem met intakegesprekken ook niet. Het is een illusie gebleken dat we mensen die mogelijk problemen zullen veroorzaken op die manier buiten de deur kunnen houden, en bovendien is iedereen in principe bij Lets welkom en verdient iedereen een kans. Het is kortom niet aan ons om mensen die lid willen worden op voorhand af te wijzen.
De kerngroep heeft naar zo laag mogelijke kosten voor de leden gestreefd. Dat betekent enerzijds dat er nog maar zelden vergoedingen (bijvoorbeeld voor marktlocaties) worden uitgekeerd maar anderzijds dat er geen jaarcontributie in euro's meer wordt geheven. In plaats daarvan betalen nieuwe leden eenmalig een inschrijfgeld van € 10. Bij een aanwas van voldoende nieuwe leden blijkt dit voldoende om de kosten te dekken.
Binnen het nieuwe beleid is alle papierwerk gedigitaliseerd. Alles wat van belang is voor het bestuur en voor de leden is door iedereen in te zien op onze besloten ledensite, en alle belangrijke bestanden staan voor ieder bestuurslid toegankelijk op een gedeelde map in Dropbox.
De agenda, de notulen, het nieuws, de protocollen en veel ledeninformatie staan op de ledensite, die daarmee het zenuwcentrum van Lets is geworden. Het archief op de ledensite gaat een aantal jaren terug en biedt ook nieuwe leden daarmee toegang tot de rijke geschiedenis van Lets.
Zonder communicatie is er geen handel. De kerngroep onderkent dat de communicatie binnen Lets op drie manieren plaatsvindt: tijdens markten, via de ledenmail en op andere manieren als het om bestaande contacten gaat. Om die reden proberen we zoveel mogelijk leden enthousiast te maken voor onze markten, en om diezelfde reden hebben we de ledenmail zo snel en makkelijk mogelijk gemaakt. De kerngroep staat op het standpunt dat de ledenmail zoveel mogelijk gebruikt mag worden en op geen enkele manier mag worden beperkt of afgeremd omdat dit uiteindelijk ook de communicatie, het contact en de handel belemmert.
In de praktijk blijkt de hoeveelheid mail die door de leden wordt verstuurd mee te vallen, en duidelijke richtlijnen (zoals duidelijke onderwerpregels en [LETS] als prefix) maken het makkelijk om eventueel niet terzake doende mail ongezien te deleten.
De kernzin van de kerngroep luidt:
Ons inziens zijn we daarin goed geslaagd. Lets Eindhoven is een goed lopende club met een fijne sfeer, en we hopen in de toekomst nog veel meer nieuwe leden te mogen verwelkomen.